スキップしてメイン コンテンツに移動

超便利!チームのクラウド環境をGoogleアカウントで一瞬で整備する方法とは?~Googleグループを作って複数サービスを便利につかう

はじめに

予算があれば、管理の容易さやセキュリティの面からGoogle Workspaceをおススメします。

が、小規模な会社や組織で無料アカウントで運用したいと考えるケースがあります。その場合、構築を設計したうえで利用しないと、管理が煩雑になったり手間が増えたりとしてしまうケースがあります。

例えば、Googleドライブには共有設定があり、アカウントを一つずつ設定することで複数人のメンバーで利用ができます。ところが、途中でメンバーが変更になった場合削除したり追加したりと手動で設定する必要があります。
多くのドライブで共有設定していると、その都度作業する必要があり、手間だったり、設定作業で誤りがあれば、情報漏洩などの大きなリスクにつながる可能性もあります。

グループを作るメリットは、メンバーが変更になったときにグループ設定を変更すると、グループを登録したサービス側の共有設定を触らずに済むといった点にあります。

以前、Googleクラスルームを使ったグループの作り方を紹介しましたが、教師の設定数に上限があったり、ドライブが限定されたりするのですが、今回の方法はさらに多くのサービスをグループで運用できるため汎用性が高いと思います。

具体的にグループを作ってGoogleカレンダーとGoogleドライブを利用する方法を紹介します。

グループ作成

Googleグループにアクセスします。
グループを作成を選択


グループ名グループメール(こちらがグループIDになります)、グループの説明を入力して次へを選択。




メンバーを追加

グループメンバーグループマネージャーグループのオーナー等を入力してグループを作成を選択するとグループが作成されます。
メール設定など、グループに応じた設定が可能です。
設定したアカウント(アドレス)に発出されたメールが、グループへの案内メールになります。
ウェルカムメッセージに必要事項を入力するようにします。

ウェルカム メッセージ 参考文-----------
各位

お世話になります。
グループに招待いたしました。
「このグループを表示」を選択いただき、グループへの参加確認をお願いいたします。
また、共有カレンダーを作成しましたので、次の通り設定お願いいたします。

設定
Googleカレンダー > 他のカレンダー > + > カレンダーに登録
カレンダーIDを貼り付けてEnterキーを押す
カレンダーID:〇〇〇@group.calendar.google.com
参考:グループメンバー側設定(https://www.cd-l.net/2021/08/googlegoogle.html#jump
------------------------

上記の例は共有カレンダーを案内するメッセージですが、カレンダーIDを事前に確認してする手順は次の通りです。
1.マイカレンダーの作成した共有のカレンダーにカーソルを重ねると、三点リーダーが表示されます。
2.設定と共有を選択し、カレンダーIDをコピーします。
こちらをメンバーにメールで通知したいと思います。

グループメンバーへの周知を自分で行う

グループにメンバーを追加するときに自動でメールが送られるので、そこで案内すれば基本的にはこちらの作業は必要ありません。
しかし、以前に招待したメンバーで、メールが見当たらないなどで再度案内する場合の運用として、自分で直接案内メールを送る方法が考えられます。

メール参考文-----------
各位

お世話になります。
共有カレンダーを作成しましたので、次の通り設定お願いいたします。

設定
Googleカレンダー > 他のカレンダー > + > カレンダーに登録
カレンダーIDを貼り付けてEnterキーを押す

カレンダーID:〇〇〇@group.calendar.google.com
参考:グループメンバー側設定(https://www.cd-l.net/2021/08/googlegoogle.html#jump
------------------------

ちなみに、カレンダーを共有した場合、カレンダーを共有しましたメールが発出されるみたいです。
こちらのメールのこのカレンダーを追加を選択しても、共有カレンダーが追加されるみたいです。
共有には複数の方法がありますが、わかりやすい方法で運用していただければ幸いです。
グループID
マイグループに作成したグループを選択し、概要を選択します。
グループIDが表示されるのでコピーしておきます。
こちらをGoogleの様々なサービスに共有設定することで、便利に共有で利用できるようになります。

Googleカレンダー設定

Googleカレンダーにアクセスし、共有カレンダーを作成します。
歯車のマーク > 設定



カレンダーを追加 > 新しいカレンダーを作成

名前説明を入力してカレンダーを作成を選択


作成したカレンダーから +ユーザーを追加を選択

GoogleグループのIDを貼り付け、送信を選択

グループへの参加

メンバーは届いたメールから「このグループを表示」を選択してグループへの参加を確認できます。

グループメンバー側設定(共有カレンダー追加)

Googleカレンダー > 他のカレンダー > + > カレンダーに登録
カレンダーIDを貼り付けてEnterキーを押すとカレンダーが登録されます。

共有カレンダー予定登録

予定を登録するときに、共有カレンダーを選択すると反映されます。

Googleドライブ設定

グループで使用するドライブ 右クリック > 共有


グループIDをコピペして送信

これで設定完了です。
こちらも、ドライブのURLをメール等で知らせて共有しましょう。

お疲れさまでした。

コメント

このブログの人気の投稿

リビングの環境監視ダッシュボードを60分で作る方法をQiitaに投稿してから数年たった今のお話。

 数年前に、 Nature Remo を利用してリビングの環境監視する仕組みを作りました。たくさんの方から作り方を教えてほしいとの要望があったので、 Qiita に投稿したところ、Twitterで注目していただき、さらにNature株式会社公式ブログ( https://nature.global/blog/1072/#title1 )でも紹介していただき感動です。 その後もどうにか稼働しているので、その様子を少し紹介してみたいと思います。 リビングの環境監視ダッシュボードを60分で作る方法(Nature Remo Cloud APIとGoogleサービス連携) アップデート 1.複数台運用 寝室用にもう1台Nature Remoを購入したので、複数の部屋の環境を可視化してみました。 複数台のNature Remoを利用する方法については、mumunus様にコメントいただきました。本当に感謝です。 https://qiita.com/t-chi/items/01b9a9b98fbccef880c3#comment-5c5e624fb37745493b84 複数台運用では、データソースを部屋ごとに分けて運用することにしました。任意に振られた番号[0]、[1]・・・で指定することで、Googleスプレッドシートごとに運用できるみたいです。 ※セルの上限制約を意識して、今回は端末ごとにシートを分けて作成してみました。 2.職場のサーバー室の環境監視 小規模な職場に勤めているのですが、停電により空調が止まってしまい、サーバー室の温度が一気に上がりネットワーク機器が故障の危機に陥ったことがありました。 サーバー類はUPS(無停電電源装置)によりシャットダウンを防ぐことができるのですが、夜中に停電したりするとエアコンが切れてしまい、朝には高価なサーバー機器が故障している。なんてことになれば組織にとって大きな損失となってしまいます。 そこで、プライベートで実装した仕組みを活かして、サーバー室にNature Remoを設置して環境監視をすることにしました。 さらに、一定温度以上になれば、管理職と担当、副担当に自動でメールが発出する仕組みを構築しました。 簡易な仕組みですが、無料で運用できるため今まで何もなかったことからすれば一定の保険になるかと思います。 エラー発生の原因 数年にわた

Google Workspaceのアカウントを個人スマホに追加して使おうとしたらアプリが使えないときの対処方法

はじめに 個人デバイスで仕事で利用しているGoogleWorkspaceを利用する場合、Androidスマホだとユーザーを別途用意してスマホにサインインするように運用したほうがセキュリティ上安全な場合があります。 ユーザー追加が終わり、アプリを利用しようとしたときにデータがスマホに同期されない原因の一つに、管理コンソール上の設定があります。 仕事用プロファイルを追加できません。 このデバイスには仕事用プロファイルを追加できません。ご不明な点がある場合は、IT管理者にお問い合わせください。 というメッセージが表示され、Gメールなどのアプリに情報が同期されず利用できないときの対処法を紹介します。 前提条件として、デバイスで仕事用プロファイルの設定が求められるといったケースです。 原因 管理コンソール上の端末管理設定が「詳細」になっているから。 解決策 モバイル管理の設定を「詳細」から「標準」に変更する。 「詳細」が選択されている場合は、Google Workspace のアカウントを利用時に仕事用プロファイルの設定が必須であり、より細かな制御が可能となります。 「標準」の設定であれば、細かな制御はできなくなってしまいますが、仕事用プロファイルの設定なくアカウント追加が可能になります。 手順 1.管理者アカウントで Google Admin にアクセス 2.デバイス>モバイルとエンドポイント>設定>一般設定>全般 3.全般>モバイル管理>標準(エージェント不要)に変更 ダウングレードの文字が出る場合があるが、OKで設定が適用されます。24時間反映にかかる場合があるみたいです。 4.既に個人のスマートフォンの [ 設定 ] > [ アカウント ] の欄に該当アカウントが存在している場合は、一度ログアウトさせてから再追加 まとめ BYODなどで、個人デバイスを業務利用するシーンが増えてきていると思います。 管理者に確認し、適切なセキュリティ運用を心がけてください。

GoogleアカウントだけでWEBアプリを作る方法。〜作成代行してもらったAppSheetを受け取る編

 はじめに Googleアカウントを持っていれば、Googleスプレッドシートをデータベースとしてアプリを作ることができるAppSheet。しかも、グーグルストアやアップルストアに登録する必要がなく、スマホ、タブレット、パソコンなど、色々なデバイスで利用可能な自分だけのアプリが作成可能です。 簡単にアプリを作ることが出来る ので手軽に始めることができるAppSheet。 ところが、このAppSheet。作りこみ次第ではデータからPDFを自動で作成し、指定のメールアドレスに一斉配信など、会社の 基幹システムレベルの構築が可能 であり、かなり奥の深いサービスだったりします。 作りこみを委託するケースも今後増えるんじゃないか?と思ったので、今回は 作成を代行してもらう方法 を紹介したいと思います。 手順 代行者側 Googleスプレッドシートでデータ作成 AppSheetでデータソースを紐付ける AppSheetの共同編集者に依頼者を設定する AppSheetのUsersからUser emailsに依頼者のGoogleアカウントを入力し、 私はロボットではありません をチェックします。 登録したユーザーの設定をします。 Can edit definition 、 Role:Admin、App version: Defaultにします。 Linksタブから、 アプリのURLをコピー して依頼者に共有します。 念の為、SAVEを忘れずしておきましょう。 URL共有時のメール例文 --- ○○さま お世話になっております。 アプリを作成したのでURLを送付いたします。 設定させていただいたGoogleアカウントによりアクセス可能です。 ご確認よろしくお願いいたします。 AppSheet https://www.appsheet.com/template/Apps アプリインストール用URL https://www.appsheet.com/newshortcut/○○○ ブラウザ利用におけるURL https://www.appsheet.com/start/○○○ 参考 GoogleアカウントだけでWEBアプリを作る方法。〜作成代行してもらったAppSheetを受け取る編 (goog-life.blogspot.com) --- 依頼者側 メールが届いたら、AppSheet